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Fasi del servizio

Analisi obiettiviInnanzi a tutto vengono i vostri obiettivi e le vostre esigenze.

Progetto preliminareDopo aver capito le vostre esigenze, predisponiamo un progetto preliminare, in cui esponiamo le nostre proposte, oppure, se avete espresso esigenze precise ed inderogabili, un piano operativo.

Al progetto viene accompagnato un primo budget di spesa complessiva

Definizione del programma dell'eventoCosa fare durante l'evento, con chi, quando e con quale sequenza. Sembra facile? Non lo è.

Gestione operativa dell'organizzazioneNessun disturbo e nessun pensiero: pensiamo noi ai contatti con fornitori, strutture e servizi, responsabili di enti e associazioni per organizzare tutto a puntino. In questa fase ci occuperemo di:

  • ricercare la location più adatta ed in sintonia con il budget;
  • reperire le attrezzature tecniche e audiovisive;
  • progettare e realizzare spazi espositivi o allestire stand;
  • allestire il servizio hostess e stewart
  • predisporre il servizio di interpretariato.

Coordinamento e gestione della segreteria operativaDopo aver pensato all'infrastruttura dell'evento, occorre pensare anche agli invitati, all'ospitalità ed alla comunicazione. Ci occuperemo quindi di:

  • studio e realizzazione grafica di cartelle stampa, kit congressuali, locandine, brochure, inviti, programmi e moduli di adesione;
  • corrispondenza con i relatori;
  • supporto di public speaking per relatori;
  • compilazione della lista invitati;
  • spedizione degli inviti e dei programmi;
  • prenotazione di biglietti e hotel;
  • organizzazione di viaggi e trasferimenti;
  • recall telefonico;
  • gestione rooming list ;
  • ufficio stampa.

Post eventoÈ il momento di tirare le somme e consolidare la positività delle emozioni suscitate nei clienti. Quindi provvederemo a

  • spedire ringraziamenti per la partecipazione (con l'eventuale pre-annuncio dell'evento successivo)
  • produrre i report.
 
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