Fasi del servizio
Analisi obiettiviInnanzi a tutto vengono i vostri obiettivi e le vostre esigenze.
Progetto preliminareDopo aver capito
le vostre esigenze, predisponiamo un progetto preliminare, in cui
esponiamo le nostre proposte, oppure, se avete espresso esigenze
precise ed inderogabili, un piano operativo.
Al progetto viene accompagnato un primo budget di spesa complessiva
Definizione del programma dell'eventoCosa
fare durante l'evento, con chi, quando e con quale sequenza. Sembra
facile? Non lo è.
Gestione operativa dell'organizzazioneNessun disturbo e nessun pensiero: pensiamo noi ai contatti con
fornitori, strutture e servizi, responsabili di enti e associazioni
per organizzare tutto a puntino. In questa fase ci occuperemo di:
- ricercare la location più adatta ed in sintonia con
il budget;
- reperire le attrezzature tecniche e audiovisive;
- progettare e realizzare spazi espositivi o allestire stand;
- allestire il servizio hostess e stewart
- predisporre il servizio di interpretariato.
Coordinamento e gestione della segreteria
operativaDopo aver pensato
all'infrastruttura dell'evento, occorre pensare anche agli invitati,
all'ospitalità ed alla comunicazione.
Ci occuperemo quindi di:
- studio e realizzazione grafica di cartelle stampa, kit congressuali,
locandine, brochure, inviti, programmi e moduli di adesione;
- corrispondenza con i relatori;
- supporto di public speaking per relatori;
- compilazione della lista invitati;
- spedizione degli inviti e dei programmi;
- prenotazione di biglietti e hotel;
- organizzazione di viaggi e trasferimenti;
- recall telefonico;
- gestione rooming list ;
- ufficio stampa.
Post eventoÈ il momento di tirare le somme e consolidare la positività delle
emozioni suscitate nei clienti. Quindi provvederemo a
- spedire ringraziamenti per la partecipazione (con l'eventuale
pre-annuncio dell'evento successivo)
- produrre i report.
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