Vantaggi
- abbattimento dei costi di condivisione dei documenti: zero costi rispetto alla posta ordinaria, maggiore efficienza e precisione rispetto alla distribuzione mediante posta elettronica
- notifica automatica via e-mail di ogni aggiornamento o nuovo inserimento
- certezza di utilizzo dell'ultima versione aggiornata di ogni documento: il documento che l'utente consulta/scarica, è l'ultimo caricato dall'azienda e non uno a caso, preso anche per sbaglio dall'utente stesso
- archivio accessibile 24h su 24 , 365 giorni all'anno
- consultazione/scaricamento dei documenti possibile da qualsiasi postazione Internet (dall'ufficio, dal PC di un cliente, da un Internet Café, da un Aeroporto, etc.)
- sicurezza dei dati: l'accesso di ogni singolo utente è regolato da codici di accesso individuali, ed il server web è protetto da intrusioni esterne da sistemi firewall
- abilitazione degli utenti separata per categorie di appartenenza (per esempio, i tecnici non possono consultare i documenti riservati ai commerciali e viceversa)
- numero illimitato di utenti
- numero illimitato di documenti caricabili
Perché è più efficiente della posta tradizionaleIl metodo tradizionale di distribuzione dei documenti prevede diverse operazioni, ciascuna delle quali ha un costo
Stampa documenti --> imbustamento --> affrancatura --> postalizzazione
Con DocuNet ® tutto questo viene eliminato: tempo e denaro risparmiati!
Perché è più efficiente della posta elettronicaLa distribuzione di documenti e modulistica via posta elettronica è più efficiente e molto meno costosa rispetto alla distribuzione mediante posta tradizionale, ma non è priva di inconvenienti.
I principali problemi sono:
- il collaboratore deve salvare il file sul proprio hard disk
- il collaboratore deve ricordarsi di sostituire o eliminare la versione precedente dello stesso documento
- il collaboratore non può consultare o utilizzare il documento quando si trova fuori sede e non ha un computer portatile con se
- per inviare documenti diversi a più collaboratori, occorre scrivere molte e-mail con molti allegati, con il rischio di sbagliare allegato o dimenticarne qualcuno, o con il rischio di sbagliare l'inoltro ai destinatari
- troppi documenti inviati via posta elettronica possono creare problemi agli utenti che non dispongono di una connessione veloce
Con DocuNet , i documenti sono consultabili in qualsiasi parte del mondo, utilizzando una qualsiasi postazione Internet, ed ogni volta c'è la certezza assoluta di consultare o scaricare l'ultima versione aggiornata del documento.
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